Privacyverklaring Active4you

Active4you (hierna ‘Active4you’, ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’) verwerkt persoonsgegevens in de rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG).

Active4you
Postbus 1326
5602 BH Eindhoven
KvK-nummer: 53179889

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:
Melissa Kremers
E-mail: melissa. kremers@active4you.nl
Tel. Nr. : 040- 2595 095

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 22 februari 2022.

Active4you en persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:

  • Persoonsgegevens: voor- en achternaam, titel, geslacht, bedrijfsgegevens en functietitel;
  • contactgegevens: postadres, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres;
  • aanvullende persoonsgegevens: identiteitsbewijs, Burgerservicenummer, geboortedatum, nationaliteit en huwelijkse staat
  • Gezondheidsgegevens; medisch/specialistische, gedrag gerelateerde, sociaal-maatschappelijke en verpleegkundige/begeleidings- gegevens, cliëntnummer, indicatie- en beschikking gegevens;
  • financiële informatie: bankrekeningnummer;
  • technische gegevens: IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de bekeken pagina’s;
  • werk gerelateerde persoonsgegevens; sollicitatie informatie, opleidings- en loopbaangegevens;
  • alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

Het verkrijgen van persoonsgegevens

Doorgaans ontvangen wij uw persoonsgegevens van u zelf. Dit start bij de interesse en contactopname omtrent zorg of een functie van Active4you. Ook andere mogelijkheden zijn mogelijk, zoals het invullen van een formulier op onze website, overige informatie tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u.

Tevens kunnen wij uw persoonsgegevens ook ontvangen middels derden, zoals een vertegenwoordiger, gemeenten, zorgkantoren, andere betrokkenen omtrent de zorg of uit openbare bronnen en websites.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk de best mogelijke zorgverlening en samenwerking te bieden. Gedurende de levering van de zorg zijn er meerdere doelen en grondslagen van toepassing op Active4you om persoonsgegevens te mogen verwerken. Active4you beschikt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, Wet maatschappelijke ondersteuning 2015, Jeugdwet en Wet Gelijke Behandelingsovereenkomst over de benodigde cliëntgegevens, zodat zij de dienst (zorg) kunnen starten en in het vervolg kunnen blijven uitvoeren. Hiermee doelen zij op het leveren van kwaliteitsvolle zorg aan de cliënt. Hiervoor dienen zij voorafgaand aan de zorgovereenkomst en tijdens de zorgovereenkomst over cliëntgegevens te beschikken.

Gedurende de zorgverlening dient Active4you cliëntgegevens te verwerken omtrent de financiële administratie rondom de zorg van de cliënt, het voeren van personeelsadministratie, het verzorgen van een klachtenprocedure voor de cliënt, het doen van wetenschappelijk onderzoek, het ontwikkelen van beleid, het verzorgen van kwaliteitsbewaking van de zorg en het beheren van een incidentenregistratie. Om deze doelen te mogen uitvoeren dient er sprake te zijn van een geldige grondslag. De verwerking van deze activiteiten mag enkel plaatsvinden op grond van een specifieke en uit vrije wil verkregen toestemming van de cliënt. Daarbij dient er rekening gehouden te worden met de noodzakelijkheid voor de uitvoering van de zorg.

Gespecificeerde doelen voor Active4you om persoonsgegevens te verwerken zijn:

  • Wij verwerken enkel persoonsgegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (zoals het verlenen van zorg);
  • Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen;
  • Bij aanmelding voor een van onze activiteiten vragen wij om uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om uw aanmelding te bevestigen, u op de hoogte te houden van het betreffende activiteit en uw aanwezigheid te registreren en u een deelnamebewijs toe te kunnen sturen. Deze gegeven registreren wij in het ECD;
  • Wij vinden het belangrijk om te weten wat u van onze zorgverlening vindt. Daarom kunnen wij u na en gedurende de zorgverlening uitnodigen om een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen;
  • Bij bezoek aan een van onze kantoren noteren wij bij aankomst uw naam. Op deze manier weten we bij een calamiteit wie bij ons te gast zijn en zorgen we ervoor dat zich geen onbevoegden in het gebouw bevinden;
  • Op onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Ook kunt u zich registreren als gebruiker. Om de inhoud en het gebruik van onze website te volgen en te verbeteren, verzamelen en analyseren we het surfgedrag van de bezoekers op onze website;
  • Om uw contactformulier, sollicitatieformulier of uw inschrijving voor een van onze recruitmentactiviteiten te kunnen behandelen, dienen wij uw persoonsgegevens te verwerken. Active4youheeft geen invloed op het elektronisch dataverkeer dat plaatsvindt tussen het verzendende apparatuur en ontvangende apparatuur, hierdoor is Active4you niet verantwoordelijk voor de risico’s die de website bezoeker hiervan geschiedt (contactformulier en e-mail).

 

Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst;
  • Vanwege een wettelijke verplichting;
  • Met uw toestemming;
  • Vanwege een gerechtvaardigd belang.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens (verplicht) delen met derden. Dat kan bijvoorbeeld in de onderstaande gevallen voorkomen:

  • Met wettelijke vertegenwoordigers;
  • Om aan wettelijke en rechterlijke verplichtingen te kunnen voldoen, bijvoorbeeld gemeenten, zorgkantoren, Raad van de kinderbescherming en andere rechterlijke bevoegdheden;
  • Externe leveranciers die wij inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals onze ICT-leveranciers van software en computerprogramma’s;
  • Derde partijen die betrokken zijn bij de organisatie van onze diensten, denk hierbij aan de gehuurde locaties van onze activiteiten.

Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgleveringsovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wanneer wij aan derde uw persoonsgegevens verstrekken, doen wij dit alleen nadat we toestemming hebben verkregen.

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die persoonsgegevens en voor de naleving van de AVG. Wanneer een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens Active4you, dan komen wij een verwerkersovereenkomst overeen die voldoet aan de eisen van de AVG.

Als een van onze externe leveranciers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, dan zal onze schriftelijke overeenkomst met hen passende maatregelen omvatten, meestal standaard contractbepalingen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Wanneer er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij ons aan dit termijn.

In navolging van de Wet Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) hanteert Active4you voor het cliëntendossier een bewaartermijn van 15 jaar na beëindiging van de zorgleveringsovereenkomst. Voor medicatielijsten en overige gegevens hanteren wij een bewaartermijn van 2 jaar.

De gegevens die u met Active4you deelt via het sollicitatieformulier op www.active4you.nl, e-mail en in (telefoon)gesprekken bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Mochten wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij u om een toestemming zodat wij u uw persoonsgegeven maximaal één jaar mogen bewaren.

Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. De software die gebruikt wordt om persoonsgegevens te verwerken voldoet aan de daarvoor bestemde normen. Deze maatregelen zijn in overeenstemming met de voor de zorgsector geldende beveiligingsnormen, zoals vastgelegd in de NEN7510/12/13.

Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via melissa.kremers@active4you.nl.

Welke rechten heeft u?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens die wij van u verwerken (elektronisch) in te zien (en te ontvangen). Tevens heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs te verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Daarnaast hebt u het recht om te weten wie er in uw dossier heeft gewerkt/bewerkt. Indien u dit wil weten kunt u vragen om een afschrift van uw logging.

Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Echter, is het mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld doordat wij bij de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist zijn om aan de juridische en wettelijke verplichtingen en/of beroepseisen te voldoen. Daarnaast kan het ook te maken hebben met andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden. Mochten we aan een bepaald verzoek niet (kunnen) meewerken, dan zullen wij dit gemotiveerd aan u aantonen.

Contact met ons opnemen

Indien u meer wilt weten, vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u (schriftelijk) contact met ons opnemen via: melissa.kremers@active4you.nl of Active4you, t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming (Melissa Kremers), Postbus 1326, 5602 BH Eindhoven.

Daar wij onze privacyverklaring kunnen aanpassen, adviseren wij u om deze pagina regelmatig te raadplegen. Indien we ingrijpende aanpassingen doorvoeren geven wij hierover bericht middels onze website. Indien we uw gegevens voor andere verwerkingen willen gebruiken, dan nemen wij contact met u op.

Autoriteit Persoonsgegevens

Uiteraard helpen wij u graag verder als u klachten heeft over ons betreft de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Rechten en privacy